Termeni, conditii si prelucrarea datelor

ACORD DE INFORMARE, LUARE LA CUNOSTINTA SI ACCEPTARE
a termenilor de utilizare a aplicatiei de pontaj electronic

Aplicatie de Pontaj Electronic - PIN + GPS + santier

Nota importanta
- Acest document este un model de lucru care trebuie validat si adaptat de departamentul juridic al Angajatorului inainte de folosirea oficiala.
- Documentul completeaza informarea GDPR primita de la departamentul juridic cu reguli concrete de folosire a aplicatiei de pontaj.
- Documentul nu inlocuieste contractul individual de munca, regulamentul intern, fisa postului sau alte politici interne aplicabile.

Rezumat pe intelesul utilizatorului
- Aplicatia se foloseste pentru pontaj electronic: check-in si check-out la santier sau punct de lucru.
- Functioneaza pe baza de PIN numeric personal si dispozitiv asociat printr-un identificator tehnic local denumit device_key.
- Cere locatia GPS doar cand utilizatorul solicita pontajul si nu urmareste continuu deplasarile.
- Nu permite pontajul fara autentificare, fara santier selectat si fara locatie GPS valida.
- Poate bloca folosirea daca versiunea instalata nu mai este acceptata si este necesar un update.
- Transmite catre server datele necesare pontajului: PIN, device_key, mod de lucru, santier, ora evenimentului si coordonatele GPS aferente.

I. Partile
Operatorul de date este Angajatorul. Persoana vizata este angajatul sau colaboratorul care foloseste aplicatia. Furnizorul sau administratorul tehnic al aplicatiei poate actiona ca persoana imputernicita pentru operare tehnica, mentenanta, gazduire si suport.

II. Definitii
Aplicatia este aplicatia mobila Android folosita pentru pontaj electronic, verificarea versiunii, autentificare cu PIN, selectare santier, citire GPS si transmiterea evenimentului de pontaj catre server.
Pontajul este actiunea de check-in sau check-out efectuata prin apasarea butonului de pontaj, iar serverul stabileste daca evenimentul este intrare sau iesire pe baza istoricului.
PIN-ul personal este codul numeric alocat utilizatorului pentru autentificare. PIN-ul este personal, confidential si nu trebuie comunicat altor persoane.
device_key este identificatorul tehnic generat si pastrat local pe telefon, utilizat pentru asocierea pontajului cu acelasi dispozitiv si pentru prevenirea abuzurilor.
Datele GPS reprezinta coordonatele de localizare ale dispozitivului mobil, colectate exclusiv in legatura cu solicitarea de check-in sau check-out.
Santierul sau punctul de lucru este o locatie predefinita in aplicatie, cu raza geografica stabilita tehnic.

III. Scopul documentului
Documentul stabileste conditiile in care angajatul este informat si accepta utilizarea aplicatiei de pontaj electronic pusa la dispozitie de Angajator. Documentul explica datele prelucrate, scopurile prelucrarii, temeiurile juridice, drepturile persoanei vizate si regulile de utilizare corecta a aplicatiei.

IV. Descrierea aplicatiei si a fluxului de utilizare
Aplicatia verifica la pornire daca versiunea instalata este acceptata de server.
Poate bloca folosirea aplicatiei daca backendul solicita update obligatoriu si poate deschide linkul de actualizare din Google Play Store.
Permite autentificarea cu PIN numeric personal.
Mentine sesiunea local dupa autentificare si poate retine utilizatorul logat intre redeschiderile aplicatiei.
Genereaza si pastreaza local un device_key pentru a lega pontajul de acelasi telefon sau dispozitiv.
Cere permisiunea de localizare si citeste locatia curenta a telefonului.
Considera locatia valabila doar maximum 10 minute; dupa expirare trebuie recitita.
Permite alegerea unui santier sau punct de lucru din lista predefinita.
Afiseaza pe harta santierul selectat, raza acestuia si pozitia utilizatorului.
Pentru utilizatorii in modul muncitor, verifica daca utilizatorul se afla in interiorul razei santierului selectat.
Transmite evenimentul de pontaj catre server, incluzand datele necesare: PIN, device_key, mod, santier si GPS.
Dupa pontaj reusit, goleste selectia santierului si locatia pentru ca utilizatorul sa refaca pasii la urmatoarea actiune.
Afiseaza mesaje de succes sau eroare in functie de raspunsul serverului si de validarile aplicatiei.
Fluxul obisnuit este: deschide aplicatia, se verifica versiunea, se alege limba, se introduce PIN-ul, se alege santierul, se solicita locatia live, apoi se apasa butonul de pontaj.

V. Scopul prelucrarii datelor
Datele sunt folosite pentru:
- inregistrarea prezentei angajatilor la locul de munca;
- verificarea ca inregistrarea prezentei se efectueaza de la locatia aferenta santierului selectat;
- evidenta timpului de lucru;
- calculul si verificarea drepturilor salariale si a documentelor interne necesare;
- prevenirea pontajului incorect, fraudulos sau efectuat de pe un dispozitiv neautorizat;
- asigurarea securitatii aplicatiei, integritatii datelor si trasabilitatii evenimentelor de pontaj;
- respectarea obligatiilor legale privind evidenta timpului de munca.

VI. Categoriile de date prelucrate
Se pot prelucra urmatoarele categorii de date:
- date de identificare: nume, prenume, cod PIN, identificator intern;
- date privind activitatea profesionala: ora de inceput si de sfarsit a programului, check-in/check-out, santier selectat, mod de lucru;
- date de localizare GPS: coordonatele dispozitivului mobil colectate exclusiv in legatura cu apasarea butonului de pontaj;
- date tehnice de dispozitiv: device_key, versiunea aplicatiei, loguri tehnice, data si ora interactiunilor cu serverul si adresa IP inregistrata tehnic de server;
- date de autentificare si sesiune: starea de autentificare, identificatorul utilizatorului logat, limba aleasa si alte setari strict necesare;
- date privind erori si validari.

VII. Temeiul juridic al prelucrarii
Prelucrarea se realizeaza in temeiul:
- interesului legitim al Angajatorului;
- executarii contractului individual de munca;
- obligatiei legale de a tine evidenta timpului de lucru;
- acordului privind instalarea pe dispozitiv propriu, dupa caz.
Acceptarea documentului nu inseamna renuntarea la drepturile legale ale angajatului.

VIII. Prelucrarea datelor de localizare GPS
Localizarea GPS este solicitata si utilizata exclusiv in legatura cu actiunea de check-in sau check-out efectuata de angajat.
Aplicatia nu urmareste continuu deplasarile si nu are ca scop monitorizarea traseelor dintre doua evenimente de pontaj.
Aplicatia nu colecteaza date GPS in fundal pentru pontaj si nu foloseste locatia in afara scopului descris in prezentul document.
Locatia citita este considerata valabila maximum 10 minute; dupa expirarea acestui interval, utilizatorul trebuie sa solicite o noua locatie live.
Nu se efectueaza monitorizarea locatiei in weekenduri, zile libere sau in afara programului de lucru, in lipsa unei actiuni de pontaj initiate de utilizator.

IX. Reguli de utilizare si protectii
Fara autentificare cu PIN nu se poate efectua pontaj.
Fara santier selectat nu se poate efectua pontaj.
Fara locatie GPS valida nu se poate efectua pontaj.
Daca locatia este mai veche de 10 minute, utilizatorul trebuie sa solicite o noua locatie.
Pentru utilizatorii in modul muncitor, daca pozitia GPS este in afara razei santierului selectat, pontajul poate fi blocat.
Serverul poate bloca temporar autentificarea dupa prea multe PIN-uri gresite.
Serverul poate bloca sau marca evenimentele suspecte, inclusiv pontaj de pe un dispozitiv diferit, nepotrivire intre dispozitivul de intrare si cel de iesire, date GPS lipsa sau neconforme.

X. Actualizarea obligatorie a aplicatiei
Aplicatia verifica la pornire daca versiunea instalata este acceptata de server. Daca Angajatorul sau Furnizorul aplicatiei stabileste ca o anumita versiune nu mai este sigura, compatibila sau acceptata, aplicatia poate bloca utilizarea pana la instalarea versiunii noi.

XI. Telefon personal sau dispozitiv de serviciu
Aplicatia poate fi instalata pe telefonul personal al angajatului sau pe un dispozitiv pus la dispozitie de Angajator, conform politicii interne. Daca aplicatia este instalata pe telefonul personal, utilizatorul declara ca este de acord cu instalarea si folosirea aplicatiei strict pentru scopul de pontaj descris in document.

XII. Santiere predefinite si verificarea razei
Lista de santiere sau puncte de lucru este configurata tehnic in aplicatie si poate fi actualizata de Angajator in functie de proiectele active. Pentru fiecare locatie, Angajatorul poate stabili o raza GPS acceptata. Daca utilizatorul se afla in afara razei configurate, aplicatia poate refuza pontajul.

XIII. Drepturile persoanei vizate
Utilizatorul beneficiaza de drepturile prevazute de GDPR, inclusiv:
- dreptul de acces la date;
- dreptul la rectificare;
- dreptul la stergere, in conditiile legii;
- dreptul la restrictionarea prelucrarii;
- dreptul la portabilitate;
- dreptul la opozitie;
- dreptul de a depune plangere la ANSPDCP.

XIV. Durata prelucrarii si stocarea datelor
Datele de pontaj, inclusiv datele de localizare asociate fiecarui eveniment de check-in sau check-out, sunt stocate pe durata raportului de munca sau colaborare si ulterior pentru perioada necesara respectarii obligatiilor legale, fiscale, contabile si apararii drepturilor Angajatorului, inclusiv pentru o perioada orientativa de 3 ani, cu exceptia situatiilor in care legea impune sau permite o perioada mai lunga.

XV. Destinatarii datelor
Datele prelucrate nu sunt transmise catre terti in scop comercial. Ele pot fi accesate de personal autorizat din cadrul Angajatorului, de furnizorul sau administratorul tehnic al aplicatiei pentru gazduire, mentenanta, securitate si suport si de autoritati publice sau institutii abilitate atunci cand exista o obligatie legala sau o solicitare justificata.

XVI. Securitate, confidentialitate si incidente
Angajatorul si, dupa caz, furnizorul aplicatiei implementeaza masuri tehnice si organizatorice rezonabile pentru protejarea datelor. Angajatul are obligatia sa pastreze confidential PIN-ul si sa anunte imediat Angajatorul daca suspecteaza folosirea neautorizata a PIN-ului, telefonului sau aplicatiei.

XVII. Nerespectarea regulilor de utilizare
Nerespectarea regulilor de utilizare, inclusiv pontarea pentru alta persoana, transmiterea PIN-ului, manipularea locatiei GPS, folosirea unui dispozitiv neautorizat sau incercarea de eludare a validarilor aplicatiei, poate duce la verificari interne si la masurile prevazute de regulamentul intern, contractul individual de munca, procedurile Angajatorului si legislatia aplicabila.

XVIII. Modificarea aplicatiei sau a documentului
Angajatorul poate actualiza aplicatia, lista de santiere, regulile tehnice sau prezentul document atunci cand apar modificari legislative, operationale, tehnice sau de securitate. In cazul modificarilor relevante, angajatul va fi informat prin mijloacele stabilite de Angajator.

XIX. Declaratie de luare la cunostinta si acceptare
Prin bifarea si continuarea autentificarii in aplicatie, utilizatorul declara ca:
- a fost informat clar si inteligibil cu privire la prelucrarea datelor sale prin intermediul aplicatiei de pontaj;
- a luat la cunostinta ca datele de localizare sunt colectate exclusiv in legatura cu evenimentul de check-in sau check-out;
- a inteles ca fara PIN, santier selectat si locatie GPS valida nu va putea efectua pontajul;
- a inteles ca aplicatia poate bloca pontajul daca utilizatorul este in afara razei santierului selectat sau daca versiunea aplicatiei nu mai este acceptata;
- a primit codul PIN personal si a inteles ca acesta este confidential;
- se obliga sa foloseasca aplicatia exclusiv pentru pontajul propriu;
- a inteles drepturile pe care le are in calitate de persoana vizata;
- este de acord cu instalarea si utilizarea aplicatiei de pontaj pe dispozitivul indicat;
- confirma ca a avut posibilitatea sa adreseze intrebari si sa solicite clarificari.

ACORD DE PRELUCRARE A DATELOR CU CARACTER PERSONAL
Aplicatie de Pontaj Electronic

I. Scopul prelucrarii datelor
Aplicatia este folosita pentru inregistrarea prezentei la locul de munca, verificarea ca inregistrarea se efectueaza de la locatia aferenta santierului indicat si evidenta timpului de lucru in conformitate cu obligatiile legale ale angajatorului.

II. Categoriile de date prelucrate
Se prelucreaza date de identificare, date privind activitatea profesionala si date de localizare geografica GPS colectate exclusiv in momentul apasarii butoanelor de check-in si check-out sau in pregatirea imediata a evenimentului.

III. Temeiul juridic al prelucrarii
Prelucrarea se bazeaza pe interesul legitim al Angajatorului, executarea contractului de munca si obligatia legala de evidenta a timpului de lucru.

IV. Prelucrarea datelor de localizare
Localizarea GPS este activata exclusiv la apasarea butonului de check-in sau check-out. Nu functioneaza in fundal, nu colecteaza date intre aceste momente si nu se utilizeaza pentru monitorizare continua.

V. Drepturile persoanei vizate
Utilizatorul beneficiaza de drepturile de acces, rectificare, stergere, restrictionare, portabilitate si de dreptul de a depune plangere la ANSPDCP.

VI. Durata prelucrarii si stocarea datelor
Datele de pontaj, inclusiv datele de localizare asociate fiecarui eveniment, sunt stocate pe durata raportului de munca si ulterior pentru o perioada orientativa de 3 ani, conform termenelor legale aplicabile.

VII. Destinatarii datelor
Datele pot fi accesate de personalul autorizat al Angajatorului, de furnizorul aplicatiei in calitate de persoana imputernicita si de autoritati publice atunci cand exista o obligatie legala.

VIII. Declaratia de consimtamant si luare la cunostinta
Prin acceptarea in aplicatie, utilizatorul confirma ca a fost informat clar despre prelucrarea datelor personale, ca a inteles ca datele de localizare sunt colectate exclusiv in legatura cu pontajul, ca a inteles drepturile sale si ca este de acord cu instalarea si utilizarea aplicatiei pe propriul dispozitiv in conditiile descrise.